Confidentialité

Politique concernant la protection des renseignements personnels

Notre engagement envers vous

Nous apprécions la confiance que vous nous témoignez et nous nous engageons à protéger la confidentialité, l’exactitude et l’intégrité des renseignements personnels que nous recueillons, utilisons, conservons et communiquons à votre sujet dans le cadre des activités en lien avec les produits et services de qualité supérieure que nous vous offrons. Notre politique concernant la protection des renseignements personnels établit la responsabilité d’IPC Group of Companies (« IPC », « nous », « notre », « nos ») et vos droits à titre de demandeur, de client, d’ancien client ou de réclamant (« vous », « votre », « vos ») à l’égard de la collecte, de l’utilisation et de la communication de vos renseignements personnels.

Qu’entend-on par « renseignement personnel »?

On entend par « renseignement personnel » tout renseignement concernant un individu identifiable, à l'exclusion du nom et du titre d'un employé d'une organisation et des adresses et numéros de téléphone de son lieu de travail.

Quelle est notre responsabilité?

IPC est responsable des renseignements personnels vous concernant qu’elle a en sa possession ou sous sa garde, y compris les renseignements confiés à des tiers, ou reçus de tiers, aux fins de traitement ou à d'autres fins auxquelles vous avez consenties dans le cadre de ses activités commerciales.

Collecte, utilisation et communication de vos renseignements personnels

Pourquoi le faisons-nous?

Nous recueillons, utilisons et communiquons des renseignements personnels pour pouvoir vous offrir les produits et services qui vous permettront d’atteindre tous vos objectifs financiers. Vous connaître nous aide à comprendre vos besoins en matière de gestion de patrimoine, à communiquer efficacement avec vous et à vous offrir les produits et services adéquats. De façon plus précise, nous recueillons, utilisons et communiquons vos renseignements personnels aux fins suivantes :

vérifier votre identité;
établir votre admissibilité aux produits et services d’IPC ou à des produits et services qui peuvent vous intéresser et qui sont offerts par des partenaires commerciaux auxquels nous nous sommes associés et, le cas échéant, vous offrir ces produits et services;
analyser la pertinence de nos produits et services en fonction de vos besoins;
vous fournir des services de façon continue, établir et maintenir la communication et répondre à vos questions;
établir les prix, les frais et les primes;
examiner et régler les réclamations;
détecter et prévenir la fraude;
recueillir des données statistiques, effectuer des études de marché et produire les rapports exigés par les organismes de réglementation et autres autorités sectorielles;
enquêter sur des opérations particulières ou des séries d’opérations dans le but de détecter les activités non autorisées ou illégales;
nous conformer aux exigences légales et réglementaires.

Nous pouvons recueillir, utiliser ou communiquer vos renseignements personnels uniquement aux « fins définies » ci-dessus. L’accès à vos renseignements personnels sera limité aux personnes qui doivent les utiliser pour mener des activités en lien avec les fins définies. Si vos renseignements personnels ne sont pas nécessaires à une des fins définies, nous ne les utiliserons pas, ni ne les recueillerons, sans avoir obtenu au préalable un consentement supplémentaire de votre part.

Comment le faisons-nous?

La manière dont nous recueillons, utilisons et communiquons les renseignements personnels vous concernant dépend de la façon dont vous faites affaire avec nous. Nous pouvons recueillir des renseignements tels vos nom, adresse, numéro de téléphone, adresse de courriel, emploi, données financières et bancaires, numéro d’assurance sociale** et renseignements sur votre état de santé auprès des sources suivantes:

vous-même, lorsque vous soumettez une demande de souscription d'assurance, de produit ou service financier ou que vous remplissez tout autre formulaire par téléphone, par courriel ou en personne;
les agents, courtiers d'assurance, représentants de services financiers ou autres intermédiaires certifiés avec lesquels vous faites affaire, de même que les experts en sinistres et les enquêteurs ;
vos transactions avec nous (ex. : l’historique de vos opérations et votre correspondance) ;
les gouvernements et autres organismes (ex. : vos antécédents de sinistres) ; ou
les agences de renseignements sur le consommateur (ex. : vos antécédents de crédit).

Lorsque vous nous fournissez des renseignements personnels vous concernant ou que vous les fournissez à une des sources susmentionnées, vous êtes conscient que vos renseignements personnels peuvent être communiqués, aux fins définies, entre nous, avec une des sources susmentionnées ou avec un tiers. De plus, vous acceptez qu’IPC puisse vérifier l’information fournie ou obtenir d’autres renseignements personnels vous concernant en s’adressant à des organismes gouvernementaux, des agences d’évaluation du crédit ou d’autres organismes de collecte et de contrôle qui nous assisteront aux fins définies.

Consentement

Nous ne pouvons recueillir, utiliser ou communiquer des renseignements personnels vous concernant sans vous aviser et obtenir votre consentement, sauf dans des circonstances particulières, telles qu’une enquête sur la fraude, une enquête policière ou toute autre situation où la loi l'autorise. Si certains des renseignements personnels que nous recueillons à votre sujet sont délicats, telle l’information concernant votre état de santé, nous vous demanderons une autorisation écrite ou verbale avant de recueillir, d’utiliser ou de communiquer ces renseignements.

Comment nous accordez-vous votre consentement?

Votre consentement à la collecte, à l'utilisation ou à la communication, actuelle ou future, par IPC de vos renseignements personnels aux fins définies peut être accordé d’une des façons suivantes:

en recevant la présente politique relative aux renseignements personnels, à moins que vous n’avisiez IPC, verbalement ou par écrit, que vous n’acceptez pas les dispositions de cette politique et que vous désirez vous soustraire à la totalité ou à certaines parties de cette dernière;
en fournissant librement des renseignements à IPC, de façon directe ou par l’entremise d’agents ou de courtiers d’assurance certifiés, d’experts en sinistres ou de représentants de services financiers;
en donnant expressément votre consentement, par oral ou par écrit, dans le cadre d’un processus de demande d’ouverture de compte; ou
lorsque votre consentement est donné par votre représentant autorisé, tels un tuteur légal ou le détenteur d’une procuration.

Dans certains cas, votre consentement peut être donné de façon implicite, notamment:

lorsque vous obtenez des produits ou services pour votre famille ou pour un tiers, vous vous représentez comme ayant obtenu, des personnes concernées, leur consentement à la collecte, l’utilisation et la communication des renseignements personnels les concernant aux fins définies, même si ces personnes ne sont pas présentes durant le processus de demande d’ouverture de compte;
lorsque vous disposez déjà de produits et services auprès de nous et que vous demandez qu’on y apporte des modifications, on peut présumer que le consentement que vous avez donné au moment de l’achat initial des produits ou services demeure valide.

Comment pouvez-vous retirer votre consentement?
Vous pouvez retirer votre consentement en tout temps, moyennant un préavis raisonnable, sous réserve des restrictions prévues par la loi ou par un contrat. Toutefois, veuillez noter que le retrait de votre consentement peut avoir une incidence sur notre capacité à continuer à vous offrir les produits et services que vous avez reçus ou que vous désirez recevoir.

Lorsque vous désirez retirer votre consentement, vous devez communiquer avec notre agent responsable de la protection de la vie privée à l'adresse ou au numéro de téléphone indiqués plus bas. À moins d’un avis contraire de votre part, il est entendu que vous consentez à la collecte, l'utilisation et la communication de vos renseignements personnels aux fins désignées, tel qu’établi dans la présente politique.

Conservation et protection de vos renseignements personnels

Combien de temps conservons-nous vos renseignements personnels? Nous conservons vos renseignements personnels seulement le temps nécessaire pour vous fournir efficacement les produits et services que vous désirez. Par la suite, nous ne les conservons que pendant une durée raisonnable, pour nous permettre de respecter nos obligations ou de répondre aux exigences légales ou gouvernementales. IPC doit prendre les précautions nécessaires durant la conservation et la destruction de vos renseignements personnels afin d’éviter tout accès non autorisé à ces derniers.

Comment protégeons-nous vos renseignements personnels?
Qu’il s’agisse de données électroniques ou sur papier, IPC maintient des mesures de sécurité rigoureuses afin de protéger vos renseignements personnels et d’en prévenir l’accès non autorisé, la divulgation ou l’abus. De plus, lorsque vos renseignements personnels ne sont plus requis, nous les détruisons en faisant preuve de la même prudence et de la même rigueur que durant leur conservation.

Lorsque nous devons transmettre vos renseignements personnels à un tiers aux fins de traitement (ex. : l’impression de chèques, la gestion des réclamations, la production de relevés de compte ou le traitement des données) nous exigeons des personnes ou sociétés fournissant des produits ou services en notre nom qu’elles protègent la confidentialité des renseignements personnels de nos clients d’une manière conforme à nos pratiques de sécurité internes ou selon les exigences de la loi.

Votre droit d’accès à vos renseignements personnels

Vous avez le droit d’accéder aux renseignements personnels que nous détenons ou que nous contrôlons à votre sujet. Vous avez également le droit de savoir à quels tiers IPC a communiqué des renseignements personnels vous concernant.

Pour accéder à vos renseignements personnels, vous devez présenter une demande par écrit à l’agent responsable de la protection de la vie privée chez IPC, en précisant autant que possible les renseignements personnels que vous désirez consulter. Nous nous efforçons de répondre à ces demandes le plus rapidement possible et nous vous aviserons si, pour une raison quelconque, nous ne pouvons y donner suite immédiatement. IPC peut exiger des frais raisonnables pour l’accès à vos renseignements personnels, mais elle doit vous aviser au préalable du coût approximatif.

Lorsque nous vous fournirons une liste des organismes auxquels nous avons communiqué des renseignements personnels vous concernant, nous tenterons d’être aussi précis que possible. S’il nous est impossible de vous fournir une liste exacte de ces organismes, IPC dressera une liste des organismes auxquels elle pourrait avoir communiqué de tels renseignements.

IPC se réserve le droit de refuser votre demande d’accès à vos renseignements personnels dans les cas suivants:

les renseignements sont protégés par le secret professionnel de l’avocat;
l’accès aux renseignements révèlerait des renseignements commerciaux confidentiels;
l’accès aux renseignements risquerait de mettre en danger la vie d’une autre personne ou de nuire à sa sécurité;
les renseignements ont été recueillis à des fins de détection et de prévention de la fraude;
les renseignements ont été fournis dans le cadre d’un processus officiel de règlement d’un différend;
l’accès aux renseignements révèlerait vraisemblablement des renseignements personnels concernant une autre personne.

La mise à jour de vos renseignements personnels

IPC s’efforce de veiller à ce que les renseignements personnels qu’elle détient à votre sujet soient exacts et à jour dans la mesure nécessaire aux fins définies. Lorsque vos renseignements personnels doivent être mis à jour ou modifiés à la suite d’un changement de votre situation, nous faisons de notre mieux pour effectuer la mise à jour de nos dossiers. IPC modifiera tout renseignement personnel inexact ou incomplet et, s’il y a lieu, tentera d’aviser les tiers ayant accès aux renseignements en question.

Comment nous joindre

Des versions mises à jour de cette politique de protection des renseignements personnels sont affichées sur le site Web d’IPC au www.ipcc.ca. Vous pouvez également adresser vos questions au sujet de cette politique à l’agent responsable de la protection de la vie privée chez IPC en le joignant au numéro de téléphone, à l’adresse de courriel ou à l’adresse postale apparaissant ci-dessous. Si vous désirez formuler une plainte au sujet de cette politique, veuillez communiquer avec notre agent responsable de la protection de la vie privée. Si votre plainte est justifiée, nous prendrons les mesures nécessaires pour résoudre le problème, lesquelles mesures peuvent comprendre, au besoin, la modification de notre politique et de nos pratiques.

S’il nous est impossible de résoudre votre problème ou si vous avez d’autres préoccupations en ce qui a trait à la politique ou aux pratiques de protection des renseignements personnels d’IPC, vous pouvez communiquer avec le Commissariat à la protection de la vie privée du Canada ou, s’il y a lieu, contacter le commissaire provincial à la protection de la vie privée. L’agent responsable de la protection des renseignements personnels d’IPC vous fournira les coordonnées nécessaires sur demande.

Pour obtenir plus d’information, formuler une plainte, poser des questions ou vous soustraire à la totalité ou à certaines parties de cette politique, veuillez communiquer avec le responsable de la protection de la vie privée chez IPC:

Adresse: IPC Privacy Officer
Suite 700, 2680 Skymark Avenue
Mississauga, Ontario L4W 5L6

Téléphone: 1-877-212-9799
Télécopieur: 1-905-212-9167
Courriel: privacy@ipcc.ca
Site Web: www.ipcc.ca

IPC Group of Companies comprend les sociétés suivantes : IPC Financial Network Inc., Investment Planning Counsel of Canada Limited, IPC Investment Corporation, IPC Securities Corporation, IPC Estate Services Inc., IPC Save Inc., IPC Portfolio Management Ltd. et Counsel Portfolio Services Inc.

Date d’entrée en vigueur : 1er janvier 2004